Trong số những kỹ năng hỗ trợ công việc hiệu quả, chắc chắn không thể thiếu kỹ năng lập kế hoạch. Ngoài việc cụ thể hóa tiến trình triển khai công việc, kỹ năng này còn giúp người lao động nhanh chóng ứng phó kịp thời những tình huống phát sinh bất ngờ. Dưới đây là những ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch nhanh chóng điển hình nhất mà TalentBold muốn chia sẻ như sự chứng thực tầm quan trọng không thể thiếu của kỹ năng này. I. Những yếu tố hợp thành kỹ năng lập kế hoạch Để trở thành người lập kế hoạch giỏi, mỗi người trong chúng ta cần xác định các yếu tố sau: Mục tiêu, yêu cầu nhiệm vụ đặt ra Nội dung các bước nhiệm vụ phải hoàn thành Không gian, thời gian và đối tượng triển khai từng bước nhiệm vụ Tiêu chuẩn các bước thực hiện Phương pháp kiểm soát và đánh giá Phân bổ nguồn lực thực hiện Thông qua đó, mọi thành viên trong dự án đều có thể nắm bắt tiến trình công việc phải hoàn thành, trọng trách của chính mình và hơn thế là sự chủ động trong việc giải quyết sự cố ngoài kế hoạch II. Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch nhanh chóng Những ví dụ TalentBold đưa ra sẽ dựa trên những lợi ích mà kỹ năng lập kế hoạch giỏi mang đến cho từng cá nhân hoặc tổ chức. 1. Xác định mục tiêu cụ thể Mỗi bản kế hoạch đều có một mục tiêu cụ thể và được thống nhất xuyên suốt cho đến khi hoàn thành. Điều này giúp tổ chức hoặc cá nhân thức tỉnh bản thân, không lo đi chệch hướng, tránh lãng phí thời gian và công sức. Ví dụ: Trước khi tung ra dòng sản phẩm chăm sóc da mới công ty cần thực hiện công tác nghiên cứu thị trường. Kế hoạch nghiên cứu thị trường được giao cho trưởng phòng Marketing. Tuy nhiên, không phải một mình trưởng phòng Marketing đơn phương lập kế hoạch mà còn có sự phối hợp với các trưởng phòng ban: Nghiên cứu và phát triển sản phẩm Chăm sóc khách hàng Nguyên vật liệu, sản xuất… Qua công tác phối hợp lập kế hoạch này, phạm vi nghiên cứu thị trường được thu hẹp lại theo đúng đối tượng khách hàng kỳ vọng hướng đến, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho tổ chức. >>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch quan trọng như thế nào trong công việc? 2. Lựa chọn phương án triển khai hiệu quả Để hoàn thành mỗi bước trong kế hoạch đều cần sự phối hợp nhiều nguồn lực khác nhau, điển hình là : thời gian, tài chính, nhân lực… Những nguồn lực này đếu có giới hạn nên sẽ có nhiều phương án phối hợp khác nhau. Trong số nhiều phương án khả thi, sẽ phải chọn phương án tốt nhất. Nếu chúng ta không lập kế hoạch, tất cả phương án đều mập mờ như nhau, không thể nhận ra tính vượt trội để so sánh và cân nhắc, rất dễ dẫn đến sự lựa chọn sai lầm. Ví dụ: Doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng mới trong bối cảnh: Số lượng đơn hàng đang phải hoàn thành ở mức cao Nhân lực đang phải làm tăng ca Nguyên vật liệu không thiếu Máy móc không thiếu Trưởng phòng sản xuất vận hành được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho đơn hàng mới này. Thông qua khảo sát và thu thập số liệu thực tế, có 2 phương án khả thi: Một là tuyển thêm nhân lực vì máy móc vẫn có thể tăng công suất hoạt động Hai là thuê đơn vị bên ngoài gia công theo đơn đặt hàng của công ty Các số liệu phân tích ưu nhược điểm được đề cập trong bản kế hoạch trình ban lãnh đạo. Sau khi cân nhắc, ban lãnh đạo quyết định chọn phương án thuê nhân sự thời vụ nhằm đảm bảo chất lượng đơn hàng và tận dụng nguồn lực sẵn có. 3. Ứng phó nhanh trong mọi tình huống Thực tế triển khai nhiệm vụ sẽ không bao giờ giống 100% so với kế hoạch đã lập. Điều này là do những tình huống bất ngờ luôn có thể xảy ra. Để ứng phó kịp thời, cần có kế hoạch dự phòng. Cách làm này giúp tổ chức hoặc cá nhân: An tâm, chủ động trong mọi tình huống Nhanh chóng có phương án xử lý khi sự cố phát sinh Hạn chế tối đa rủi ro, duy trì tốt tiến độ công việc Ví dụ: Sau khi phân tích số liệu, trưởng phòng tiếp thị quyết định bên cạnh kế hoạch chính sẽ chuẩn bị thêm một kế hoạch dự phòng. Quyết định này có sau khi công ty nhận được thông tin đối thủ cạnh tranh có thể tung ra sản phẩm thay thế cùng thời điểm. Để không ảnh hưởng đến hiệu quả chiêu thị, kế hoạch chính sẽ được triển khai trước dự tính khoảng 01 tuần. Như tiên lượng, sản phẩm thay thế của đối thủ được tung ra 02 tuần sau đó với chương trình khuyến mãi giảm giá. Nhờ có kế hoạch dự phòng, công ty đã tham gia thị trường trước và thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng. Lúc này, đối thủ cạnh tranh muốn giành thị phần chỉ có thể tập trung tăng thời gian khuyến mãi giảm giá, làm tăng ngân sách tiếp thị của họ. Trong khi doanh nghiệp chỉ cần khuyến mãi ở tỷ lệ thấp hơn vẫn có được thị phần tốt nhờ vị thế tiên phong. 4. Kiểm soát chặt chẽ hiệu quả làm việc Bản kế hoạch quy định rõ: Vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Trình tự các bước triển khai kế hoạch Tiêu chuẩn đánh giá kỳ vọng… Nhờ vậy, việc kiểm tra thuận lợi, đánh giá minh bạch, công bằng. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa giúp nhân sự an tâm hoàn thành nhiệm vụ của mình. Ví dụ : Sự trễ nải tiến độ triển khai có thể bắt nguồn từ bất cứ khâu nào trong quy trình. Nhờ có sự quy định rõ ràng về thời hạn và chỉ tiêu hoàn thành trong bản kế hoạch, người quản lý nhanh chóng tìm ra nguyên nhân bắt nguồn từ khâu nhập nguyên vật liệu không theo kịp tiến độ. Nhờ vậy, phòng sản xuất thành phẩm không bị ảnh hưởng trong kết quả đánh giá KPI, mọi người an tâm, tiếp tục làm việc. 5. Dự đoán tương lai một cách khách quan Thu thập thông tin dữ liệu trước khi lên một bản kế hoạch hoàn chỉnh là điều cần thiết. Vì qua đó, người lập kế hoạch có thể: Phân tích, lựa chọn phương án theo thực tế khách quan Dự đoán những tình huống có thể xảy ra Thiết lập kế hoạch dự phòng phù hợp Có cơ sở thuyết phục ban lãnh đạo phê duyệt kế hoạch … Chỉ cần nhìn vào bản kế hoạch hoàn chỉnh, những thông tin và số liệu dự đoán đều được hiển thị rõ ràng, đảm bảo sự kỳ vọng của doanh nghiệp trong chiến lược là hoàn toàn khả thi, thôi thúc nhân sự đồng tâm hoàn thành. Ví dụ: Thông qua bản kế hoạch nghiên cứu thị hiếu người tiêu dùng, phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm của công ty điện tử viễn thông thuận lợi nắm bắt nhu cầu sử dụng công nghệ của giới trẻ trong 05 năm tới.Từ đó, công tác nghiên cứu và thử nghiệm sản phẩm được triển khai đúng hướng, hoàn thiện đúng thời hạn, xuất hiện đúng thời điểm. >>>> Có thể bạn quan tâm: 05 bước để bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch Từ những ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch nhanh chóng, chúng ta thấy rõ tầm quan trọng kỹ năng này mang lại cho thực tế công việc. Đó là lý do mà TalentBold chú trọng đề cập đến kỹ năng lập kế hoạch trong loạt bài chia sẻ cẩm nang tìm việc làm cho các bạn ứng viên. Bởi lẽ, hơn ai hết, nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn lợi ích kỹ năng này mang đến cho tổ chức, vì vậy, việc ưu tiên lựa chọn ứng viên giỏi kỹ năng lập kế hoạch đang là xu hướng hiện nay. Chi tiết liên hệ: Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: [email protected] Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội Nguồn ảnh: internet
