Cứ mỗi năm , những chuyên gia thực hiện sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho những hoạt động buổi tiệc (tradeshows - events) & 25 tỷ USD nữa cho các buổi tiệc tập đoàn (corporate events - tổ chức sự kiện ), như hội nghị khách hàng, trình diễn lưu động. mặc dù vậy đa số các chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do một số hoạt động này đem đến Để có được hiệu quả tối ưu, buổi tiệc đó nên dựa trên một số điều kiện nhất định như: nên phải được lên lịch trình chặt chẽ, có mục đích chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn nên phải hiểu được một số yêu cầu hay gặp để dẫn tới thành công của các công ty tổ chức sự kiện trải qua khá nhiều năm sự từng trải , một số chuyên gia đã đúc kết thành 10 nguyên lý làm buổi tiệc sau: tổ chức buổi tiệc vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing. thực hiện buổi tiệc mang đến cực nhiều lợi ích , nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ quần chúng , tạo dựng hình ảnh tên tuổi , làm tăng thêm độ thâm nhập môi trường kinh doanh , nghiên cứu thị trường . sự thật thì trong số một số hoạt động marketing, sự kiện hay được hiểu như là một trong các hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được giúp sức bởi 1 chiến dịch PR và giới thiệu . Với một buổi tiệc nào đó được thực hiện , nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hoặc chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã làm lãng phí mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại . tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động trong mô hình marketing-mix. thực hiện sự kiện luôn xem xét đến việc sử dụng buổi tiệc kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường . cũng giống như nhiều công cụ marketing khác , chúng ta dùng chúng năm này qua năm khác , đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc riêng đối với chúng & những hoạt động này sớm hoặc muộn sẽ biến thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục đích marketing cũng như với tính chất của môi trường kinh doanh hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không cần phải là công cụ tốt nhất để tổ chức mục tiêu của doanh nghiệp. thực hiện buổi tiệc phải xác định đúng mục tiêu mục đích . làm buổi tiệc chỉ có giá trị với những người mà nó muốn cuốn hút & những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho 1 buổi tiệc , bạn cần phải định rõ đối tượng bạn muốn hấp dẫn sự lưu ý là những ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham dự của họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. không chỉ vậy , bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá các vị khách không mời mà tới. làm sự kiện cần phải định rõ mục đích rõ ràng & cụ tỉ . Lên số tiền thực hiện buổi tiệc định rõ thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện Triển khai làm sự kiện Đo lường chất lượng của việc tổ chức sự kiện . đa số doanh nghiệp, khi lên lịch trình làm buổi tiệc tổ chức 1 chương trình sự kiện nào đó, thường thiếu mất khâu xác định thước đo để nhận xét chất lượng. Họ dừng lại sau thời gian hoàn thành giai đoạn triển khai & kêu ca rằng rất khó để đo lường chất lượng. thật ra , sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó quan trọng được đo lường chất lượng và nó cũng không khó như người ta tưởng. tổ chức buổi tiệc không cần phải là công cụ toàn năng làm buổi tiệc thường không mấy chất lượng trong việc tạo ra sự nhận biết tiếng tăm và nó cũng không cần phải là phương pháp chất lượng để thu thập thông tin của khách hàng. Để làm một số mục tiếu đó bạn phải lựa chọn một số công cụ marketing hiệu quả hơn .
