Mời khách (phóng viên) Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang nhã , lịch thiệp & thật ngắn gọn: Chủ đề, nơi , thời gian, một số nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo . Cần chủ động email, Fax cho những cơ quan báo chí từ trước đó một tuần đến 10 ngày trước thời gian gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn. có sẵn tài liệu giao ban tài liệu họp báo phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo , có thể bao gồm : kế hoạch giao ban (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và một số nhân vật có bài phát biểu , hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu soạn trước của nhân vật chính. Thi thoảng các tư liệu được phát theo các phần của buổi giao ban để tránh tình trạng giới phóng viên đến & nhận hết một số tư liệu cần có để rồi... về luôn. giản đơn là họ hoàn toàn có thể làm việc , viết bài với một số dữ liệu trong tài liệu này. thương lượng với MC và người thuyết trình một hay hai ngày trước buổi họp báo , bạn cần phải gặp gỡ trước với một số nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. lý do là nhà cac cong ty to chuc su kien phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. bạn phải ý kiến với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. bật mí các nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hay làm thể nào để tháo gỡ những yếu tố gây tranh cãi. MC của buổi giao ban cần phải thoả mãn tiêu chí: giới thiệu đúng và nói rành mạch để các bạn nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể ... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể tổ chức giảm không khí căng thẳng của cuộc giao ban bằng nụ cười, tác phong gọn nhẹ , lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên sảy ra trước mặt báo giới. Diễn tập họp báo là buổi tiệc quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới. bởi vậy bạn nên phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng một số bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo . chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu ra mắt chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự & phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt đòi hỏi chưa, hay thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không? Buổi giao ban bắt đầu Mọi thành viên trong ban thực hiện phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước thời gian buổi họp báo bắt đầu . một lần nữa, bạn nên phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng làm việc , khâu đón tiếp , chỉ dẫn nơi ngồi, nơi làm việc cho phóng viên. Buổi giao ban phải được khởi đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự . Hãy vận dụng một số sự cố bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo . bạn phải lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi 1 người nào đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi liên hồi , để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp : chẳng hạn như những phóng viên sẽ lần lượt làm việc theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi... Kết thúc buổi họp báo , bạn hãy dành cho các trang báo các lời cảm ơn chân thành nhất, đi kèm với đó bày tỏ ước muốn được tiếp tục tiếp nhận họ trong một số lần họp báo tiếp theo. tiếp đó , bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc một số báo ngày hôm sau, để có được một số dữ liệu nóng hổi nhất về chính doanh nghiệp của bạn.
