Để thực hiện được 1 sự kiện trong nhà đã khó, thì việc thực hiện sự kiện nó ngoài bãi biển lại càng gian nan hơn gấp bội, nó đòi hỏi người quản lý sự kiện phải biển sắp xếp được các công việc cần thực hiện 1 cách logic & đặc biệt rất cần đến sự sáng tao. trong bài viết này, Tiệc Kiến Vàng xin giới thiệu đến các bạn 9 yếu tố cần thiết nhất tác động đến sự thành bại của 1 sự kiện được tổ chức ngoài bãi biển. một . khu vực có thể nói việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài bãi biển là 1 trong một số yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng đến 20% thành công của một sự kiện. nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài biển, bạn cần phải lựa chọn một số khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều điều hơn nếu so với việc thuê tại 1 khu vực trống. Ví dụ , tại Nha Trang có rất nhiều khách sạn 4 hoặc 5 sao, Tuy Nhiên chỉ có khách sạn Ana Mandara là có vị trí thuận lợi nhất vì nó nằm cạnh biển, còn một số khách sạn khác thường cách 1 con đường mới đến được bờ biển, như vậy thì nó sẽ rất bất tiện cho việc sắp xếp, vẩn chuyển & thực hiện tiệc. một gợi ý cho một số bạn, là những khách sạn tại khu vực Phan Thiết hoặc Hội An thường có nhiều khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế và thường nằm cạnh bờ biển hơn nếu so với một số địa điểm khác, nếu chọn địa điểm làm tổ chức sự kiện ngoài biển thì các bạn phải ưu tiên khách sạn tại những nơi này, vì không chỉ có vẻ đẹp nguyên sơ, mà bãi biển ở đây rất rộng, bãi cát đẹp, view nhìn rất đẹp khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những sự kiện cần đến sự lãn mạn như tiệc cưới , hoặc thực hiện ngày sinh nhật . 2. Địa hình Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế và địa điểm phục vụ tiệc nên bạn phấn đấu lựa chọn một số resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong những resort thường có nhiều cây cối và do có 1 địa điểm có nhà & cây cối phía sau nên địa điểm tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu lựa chọn được 1 bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt. 3. Thời tiết Đây có khả năng coi là 1 yếu tố phức tạp nhất nhưng cũng ảnh hưởng quan trọng nhất đến sự thành bại của 1 sự kiện được làm ngoài biển. Thêm nữa, việc làm sự kiện ngoài biển lại thường vào một số tháng 7, 8, 9 do thời tiết này nếu tổ chức ngoài biển sẽ rất mát & đẹp, nhưng cũng do vậy mà rủi ro thời tiết trở lên "cực đoan" một cách bất thường rất cao như: trời mưa bất chợt, gió to hoặc có bão... Khi làm sự kiện ngoài biển, bạn nên nên một số phương án dự phòng nếu trường hợp xấu này sảy ra . 4. tổ chức tiệc Nếu việc chọn khu vực thực hiện sự kiện đã khó thì việc phục vụ tiệc khi sự kiện diễn ra lại càng khó khăn hơn gấp bội vì nào gió, nào cát, nào sương,.. & để bảo đảm vệ sinh cũng như một số tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn cũng khó hơn khá nhiều so với làm trong nhà , vì vậy rất cần một đội ngũ nhân sự tận tâm, nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm với công việc. 5. khách mời Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng nên xem xét sao cho phù hợp . Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở & hiệu quả . Không phải quan khách nào cũng muốn sử dụng tiệc hay tham gia chương trình trong 1 không gian trống với gió thổi bạt tất cả đi. điều này bạn phải bố cáo cho đối tác của bạn nếu họ có ý định tổ chức event tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không thích hợp với họ. 6. Thi công, set up Sau các yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào tưởng tượng được những khó khăn trong việc thi công. Việc set up cho 1 event ngoài biển tốn cực nhiều công sức và mất khá nhiều nhân lực cũng như thời gian . do đó bạn phải lưu ý vấn đề này để tìm cho mình một êkip làm việc ưng ý & hiệu quả nhất. 7. di chuyển một số khu nghỉ dưỡng, khách sạn thường nằm rất xa trung tâm, chính bởi thế việc vẩn chuyển trang thiết bị sẽ tương đối xa và vất vả hơn nếu thực hiện ngay trong thành phố, chính vì thế , bạn nên tính thêm cả những số tiền này với đối tác , nếu không chỉ một khoản nhỏ này thôi cũng sẽ khiến cho ngân sách dành cho bạn bị tăng lên rất nhiều . 8. Phương án phòng bị Chính vì sự kiện khi làm ngoài biển sẽ có thể gặp rủi ro bất kỳ lúc nào, vì vậy , bạn chuẩn bị những phương án phòng bị B, C sẽ không bao giờ thừa. hãy luôn luôn chuẩn bị & sẵn sàng ứng phó với một số sự việc có thể sảy ra để mang đến 1 sự kiện hoàn hảo nhất cho đối tác nhé! 9. Quản lý Vì không gian trống nên bạn nên quản lý tốt khu vực thực hiện sự kiện và khách mời , có khả năng giới hạn địa điểm thực hiện bằng một số pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiếp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay các vật lưu niệm đeo tay, để phân biệt được quan khách của chương trình & khách lẻ.
